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Une gérance disponible 24h/24h et 7j/7j

Une start-up basée à l'EPFL a imaginé une solution innovante pour réduire les appels téléphoniques, la masse de papier et réinventer le service aux locataires et propriétaires, tout en donnant aux propriétaires, locataires et entreprises un outil commun avec une vision d'ensemble, un suivi et des relevés automatisés. Ce type d'approche va changer profondément les métiers de la gérance et permettre une concentration des ressources sur la plus-value et l'expertise des biens immobiliers.

Une gérance disponible 24h/24h et 7j/7j

Lorsque les processus de gérance à faible valeur ajoutée sont digitalisés et automatisés - communications, incidents techniques, indicateurs, reporting financier, décomptes... - la gérance peut transformer sa structure interne afin d'utiliser le plein potentiel de ses collaborateurs. La plateforme digitale imaginée par Tayo, une jeune start-up lausannoise basée à l'EPFL, permet de réduire au maximum la saisie informatique et les appels téléphoniques liés aux services fournis aux locataires. Un outil qui regroupe également l'historique et les données d'un bien en gestion. Propriétaires, locataires et entreprises échangent, dialoguent et retrouvent toutes les informations dont ils ont besoin sur un support commun. Dans la gestion du quotidien, l'atout principal de cette plateforme est de permettre aux professionnels de l'immobilier d'améliorer leurs services, en étant disponibles pour les partenaires et les locataires 24h/24 et 7j/7 sur un ensemble de canaux.

«Nous avons la vision d'un monde dans lequel l'interaction entre les parties prenantes de l'immobilier est simple, fluide et centrée sur l'humain, explique Jan Postel, Digital Marketing & Communication chez Tayo. La plupart des domaines de nos vies ont été radicalement modernisés dans les dernières décennies. L'immobilier est un des derniers domaines qui n'a pas encore connu de changement vers la simplicité et l'intégration». Fondée en 2017, Tayo vient de s'installer dans les locaux de Romande Energie au sein de l'Innovation Park à EPFL à Lausanne et compte, à ce jour, dix-neuf régies dans son portefeuille.

Nouveau modèle de gestion

«Le modèle traditionnel, avec de nombreux collaborateurs occupés à communiquer sans relâche les mêmes explications à de nombreuses parties prenantes, saisir de l'information et faire circuler du papier, est voué à une perte de rentabilité certaine alors même que les honoraires de gérance sont sous pression», constatent Etienne Friedli et Claude Frei, co-fondateurs de Tayo. Les gérances le savent bien, la majorité des appels téléphoniques correspondent à des cas répétitifs et une grande partie des ressources est consacrée aux saisies de données. L'idée de la plateforme créée par Tayo a donc été de digitaliser ces opérations.

«Notre plateforme connecte toutes les parties sur un portail unique, ce qui permet une communication transparente, des interactions fluides, un suivi clair des demandes, une traçabilité accrue et un vision à 360°», précise Gilles Martin, Chief Operating Officer chez Tayo.

«La réponse aux appels téléphoniques occupe une proportion considérable du travail quotidien dans un gérance immobilière. Jusqu'à 70% de ces appels correspondent à des cas répétitifs qui peuvent être automatisés», relève Jan Postel, Digital Marketing & Communication chez Tayo. Mais par où commencer? Avec un monde qui change à grande vitesse, il est simple de se perdre dans les détails. La plateforme digitale innovante imaginée par Tayo propose des outils pour automatiser les tâches répétitives et permettre au gérant d'immeubles de se concentrer sur ce qui est réellement important: augmenter la valeur des propriétés sous gestion.

Exemple concret

Le locataire et les prestataires de service (plombiers, électriciens, etc.) vont dialoguer «en direct» sur une plateforme informatique simple à utiliser. Cela fonctionne avec un ordinateur, un smartphone ou une tablette. Tout y est consigné afin que les problèmes soient réglés le plus rapidement possible. Exemple: une panne de chauffage signalée sur la plateforme à 23h par un locataire sera traitée dès le lendemain à l'ouverture de la gérance. Le locataire remplit un formulaire précis et donne ses disponibilités pour la réparation. Le prestataire de chauffage en est immédiatement informé et peut proposer un rendez-vous au locataire en fonction des disponibilités fournies. Le risque d'incompréhension de ces interactions et les délais d'intervention sont ainsi réduits au maximum.

Une vision à 360°

Cet outil permet aussi aux gérances et aux propriétaires de savoir avec précision le type et la fréquence des incidents qui ont eu lieu dans les objets sous gestion. D'autre part, les entreprises de service ont accès aux bons émis, à l'historique et à une facturation automatisée. Autre avantage: connaître en un clin d'œil l'évolution du parc immobilier en termes de rentabilité, les possibilités de réinvestir selon les normes écologiques et les opportunités d'un meilleur taux de remplissage.

Vision d'avenir

Aujourd'hui déjà, l'état des lieux peut être réalisé sur ce modèle depuis un smartphone. Mais Tayo prévoit d'ores et déjà d'inclure les produits et services de proximité ou liés à l'habitat dans ce modèle. «Nous aimerions pouvoir proposer une «boite grise» à une régie, dans laquelle elle peut établir des partenariats avec d'autres prestataires qui pourront proposer leurs services aux locataires directement depuis la plateforme». Cela peut englober des abonnements de communication, d'énergie, les assurances, banque, parking, buanderie, garderie, etc. La liste et longue et ouverte à cette vision 2.0 de l'immobilier. Dans cette optique, Tayo vient d'ailleurs de signer un partenariat avec Romande Energie, qui vient d'acquérir le 10% du capital-actions de Tayo. «Réduire la consommation énergétique des bâtiments est notre mission chez Romande Energie. Avec l'utilisation de la technologie et des données, nous voulons accélérer ce processus avec nos clients et partenaires», explique Christian Frère, directeur de l'Unité d'affaires Energie. lr

Vidéos de présentation sur https://www.youtube.com/channel/UCfDszKZ3_4IVsH7hd9DhrUQ?feature=emb_subscribe_title

Date:27.02.2020
Parution: 985

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